الشباب.. والهوية العربية.. بقلم: ميساء نعامة   وجيه بارودي في جوانب من شعره وطبِّه.. بقلم: عبد الرحمن الحلبي   البدانة... ظاهرة مرضية متفاقمة..إعداد: محمد بن عبدو قهوه جي   الاستفادة من المخلفات الزراعية للحصول على منتجات صديقة للبيئة..إعداد: نبيل تللو   عالَم الخَـفَاء والتاريخ الوجودي للإنسان..إعداد: لمى قـنطار   ما أروع الحجارة حين تتكلم!..نص من دلتا النيل بثلاث لغات قديمة.. كان أصل «علم المصريات» ونص بالآرامية على حجر تيماء كشف صفحات من تاريخها القديم.. إعداد: محمد مروان مراد   البحث عن الطاقة في أعماق مادة الكون.. الدكتور محمد العصيري   هل نحن متقدمون على أسلافنا...في كل شيء؟..إعداد: المهندس ملاتيوس جبرائيل جغنون   ثقوب سوداء تنبذها المجرات .. ترجمة: محمد الدنيا   صفحات من تاريخ التصوير الفوتوغرافي.. يعمل الإنسان دوماً لتخليد حياته بشتى الوسائل وكذلك الحضارات والممالك..إعداد: عصام النوري   أبولودور الدمشقي.. أعظم معمار في التاريخ القديم..إعداد: د. علي القيّم   أدوات الحرية المالية سندات الدين (Bond Basics) الجزء الثاني .. بقلم : إيفلين المصطفى   إحياء القيمرية (عمل بحثي)..إعداد: حسان النشواتي   حقيقة اكتشاف أمريكا..إعداد: د. عمار محمد النهار   التقانة النانوية.. سباق نحو المستقبل..إعداد: وهدان وهدان   الكيتش (kitsch) (الفن الرديء) لغة جديدة بصبغة فنية..إعداد: محمد شوكت حاج قاب   الكواكبي فيلسوفاً.. بقلم: د. حسين جمعة   فقراء ولكنهم الأغنى بين الأغنياء.. بقلم: د. اسكندر لوقــا   التربية أولاً .. بقلم: د. نبيل طعمة   ساقية جارية..بقلم: د.نبيل طعمة   الأبنية الدينية في مدينة دورا أروبوس.. إعداد: وفاء الجوابرة   أطفالُنا بين عالمِ الخيالِ والواقع .. إعداد: د. زهرة عاطفة زكريا   شاعر الشام.. شفيق جبري.. بايعه الشعراء والأدباء وهو في الثلاثين من عمره.. ثار على الفساد والاضطهاد، ودعا إلى البناء والإبداع   قسنطينة.. عاصمة الثقافة العربية 2015.. مدينة الجسور المعلّقة والمساجد التاريخية والقامات الفكرية المبدعة   عودة السفينة الهوائية.. إعداد: محمد حسام الشالاتي   الملح.... SEL..الوجه الآخر.. إعداد: محمد ياسر منصور   مملكة أوغاريت بالأزرق اللازوردي..إعداد: د. علي القيّم   أدوات الحرية المالية ..سندات الدين (Bond Basics) الجزء الأول   كيف نتعلم من إبصار الخنفساء..إعداد: د.سائر بصمه جي   أسرار النوم.. أصله ومظاهره واضطراباته..إعداد: رياض مهدي   سور مدينة القدس وأبوابه.. إعداد: ياسر حامد الأحمد   المرأة الأم وجمالياتها..حيث توجد المرأة يوجد الجمال والذوق والحسّ الصادق بالحياة..المرأة صانعة الحضارة وشريكة حقيقية في المنجزات الإنسانية   تقنية جاسوسية تنتهك خصوصيتنا وتسرق بياناتنا البلوتوث Bluetooth   برامج التدخل المبكر لذوي الاحتياجات الخاصة الأهمية والمبررات   الوطن - الأرض / الأرض - الوطن.. بقلم: د. اسكندر لوقــا   معركة الهارمجدون.. بقلم: الدكتور نبيل طعمة   كنوز المخطوطات الإسلامية في مكتبة الكونغرس.. أول مصحف مترجم في العالم، وصور نادرة لبلاد الشام.. 300 ألف كتاب ومخطوط في العلوم والآداب والفنون   رأس السنة .. بقلم: الدكتور نبيل طعمة   الحقيقة المعتّم عليها بين ابن خلدون وعمالقة الغرب .. بقلم: د. عمار محمد النهار   محمد كرد علي.. رائد الإصلاح والتنوير.. بقلم: محمد مروان مراد   المتاحف.. بقلم: عدنان الأبرش   الحكمة الصينية.. ترجمة الدكتورة ماري شهرستان   تصميم المقررات التعليمية عبر الإنترنت.. بقلم: علا ديوب   ظاهرة متفاقمة في عالمنا المعاصر: التلوث الصوتي (الضوضاء).. بقلم: عصام مفلح   كيف نتلافى الغضب أمام أطفالنا.. بقلم: سبيت سليمان   الجولان بين الاحتلال ونهب الآثار.. دراسة أثرية وتاريخية.. إعداد: ياسر حامد الأحمد   فاغنر، العبقري الذي فَلْسف الموسيقى .. بقلم: د. علي القيّم   لا بعد ثالثاً في الفن الإسلامي ولا اسم للفنان المبدع .. بقلم: ممدوح قشلان   استخدام التكنولوجيا صديقة للبيئة للتحكم في انبعاث الملوثات..إعداد د. محمد سعيد الحلبي   الفرن الذي بداخلنا.. إعداد: د.سائر بصمه جي   آفاق العلم والخلايا الجذعية.. إعداد: رياض مهدي   الكيمياء الحيوية واستقلاب السكريات.. إعداد: محمد عبدو قهوه جي   مَلِكُ الثـِّقَابِ (إيفار كروغر وفضيحة القرن المالية).. ترجمة: د. خضر الأحمد   دور الجمعيات الفكرية والعلمية في الأزمات الوطنية.. بقلم: د.نبيل طعمة   التحنيط من ماضيه إلى حاضره..إعداد: نبيل تللو   جغرافية البشر ..الإنسان .. خفة لا تحتمل .. وثقل بلا حدود .بقلم: الدكتور نبيل طعمة   الغبار بين المنافع والأضرار.. إعداد: د.سائر بصمه جي   الفيتامينات عناصر غذائية أساسية متوفرة في الطبيعة   القرآن يعلمنا أدب الحوار .. إعداد: إبراهيم محمود الصغير   تينبكتو: أسطورة الصحراء تنفض غبار الماضي وتعود لتواصل عطاءها الحضاري   العفويّة الأنثى جداً؟!؟ والعفوية المتوحشة؟!؟ (2-2) .. بقلم: حسين عبد الكريم   كيف نبني طلابنا: بالمعارف أم بالكفاءات(1)؟ ترجمة الدكتورة ماري شهرستان(3)   تدهور مستوى المهنة الطبية.. د. صادق فرعون   الشباب العربي إلى أين؟ ( بين الواقع والطموح).. د. موفق دعبول   التكاثر تقسيم.. بقلم: د.نبيل طعمة   الموسيقى.. منها ما كان شافياً ومنها ما كان قاتلاً.. د. علي القيّم   خام الزيوليت.. وجوده في سورية.. إعداد: منذر ندور   الصوت وخصائصه "اختراق جدار الصوت"   دور الإرشاد في تعديل السلوك.. بقلم: سبيت سليمان   البطاطا.. هل يمكنها إنقاذ العالم من الجوع؟   العمارة العربية الإسلامية ..خصائصها وتطورها عبر العصور..إعداد: د. عبد القادر الريحاوي   لماذا بعد العام 2000؟ .. بقلم: د. اسكندر لوقـا   تغيير المستقبل.. بقلم: الدكتور نبيل طعمة   علم أسماء الأماكن وإشكالات تطبيقه في لغتنا العربية   الفستق الحلبي..التذوق الفني التراثي لسكان بلاد الشام ما يزال حياً برغم آلاف السنين   معالجة مياه الصرف الصحي والنفايات وأهميتها على منظومة الإنسان الصحية والبيئية   «غوتيه: شاعر الإنسانية المرهف».. بقلم: إبراهيم محمود الصغير   الحرية المالية وأدوات بناء الثروة ..الجزء الثاني ..بقلم :إيفلين المصطفى   العفويّة الأنثى جداً؟!؟ والعفوية المتوحشة؟!؟ (1-2).. بقلم: حسين عبد الكريم   التوحد والصحة الإنجابية..فجاجة الوالدين والأم الثلاجة سبب للإصابة بالتوحد الطفولي   التراث الثقافي اللامادي في سورية..الحرف التقليدية وطرق توثيقها   الهدايا: رسائل عشق خالدة .. مدن مترفة، ومعابد شامخة، ومجوهرات نفيسة .. كرمى لعيون المحبوبات الفاتنات   ذوبان الثلوج القطبية يهدد الكائنات الحية على كوكب الأرض   ثروة الأمم الأهم:الموهوبون – التجربة السورية.. نبيل تللو   بابل وماري وخفايا حمورابي .. بقلم: د.علي القيّم   البارود المتفجر والأسلحة النارية والمدفعية في عصر المماليك (648-923 هـ = 1250-1517م)   الجسيمات الأولية في رؤية معاصرة   بارقة أمل: فنزويلا .. بقلم: د. اسكندر لوقـا   لَهُمْ آذَانٌ لا يَسْمَعُونَ بهَا (قصةٌ ماليّةٌ حقيقيّةٌ مثيرةٌ) ..بقلم: هاري مارك بولوز   التطور القانوني لجرائم المخدرات.. الدكتور عبود علوان منصور   مسؤولية المجتمع الأهلي في الأزمات – د.نبيل طعمة   الجدران الصامتة - بقلم: الدكتور نبيل طعمة   بغداد: عاصمة الثقافة العربية عام 2013 ..دار السلام والمجد: رفَعت راية الحضارة، وأنارت الدنيا بالعلوم والآداب طوال قرون.. بقلم: محمد مروان مراد   الحجامة.. "خير ما تداويتم به" .. عصام مفلح   أصول التفاح لعلاج أمراضه.. ترجمة محمد الدنيا   التجليات الصوفية في شعر د.زكية مال الله .. إعداد: عبد اللطيف الأرناؤوط   دورا أوروبوس.. إعداد: وفاء الجوابرة   البدانة ظاهرة مرَضية متفاقمة ..لا للإفراط في تناول الطعام.. والخلود للكسل والراحة.. إعداد: محمد عبدو قهوه جي   الوسواس القهري وأنموذج الشخصية ..عبد الباقـي يوســـف   السيارات الصديقة للبيئة ودور وزارة النقل في دعم انتشارها محلياً   التعلّم الإلكتروني..علا ديوب   قرطاج ..المهندس ملاتيوس جبرائيل جغنون   طُرق ترميم ومعالجة الرُّقُم الطينية..إعداد: نانسي بدرة   تأثير الحرب على المجتمعات ..جان- فانسان اولندر   ماضي الجيولوجيا وحاضرها في سورية .. بقلم: منذر ندور   التبغ في التراث العربي.. بقلم: الدكتور محمد ياسر زكّور   أبو الطيب المتنّبي ..مسافر زاده الخيال.. بقلم: د. علي القيّم   لماذا هزيمة العُرابيين؟..بقلم د. اسكندر لوقا   أبحث عن شيء - د.نبيل طعمة   الجراحة الافتراضية.. بقلم: د.سائر بصمه جي   عالم مادي - بقلم: الدكتور نبيل طعمة   مجلة الباحثون العدد 68 شباط 2013   المحطة الأولى - لولا فسحة الأمل   غــيــوم الــســمــاء - بقلم الــدكــتــور نــبــيــل طــعــمــة   رحلة النقود عبر التاريخ - وهدان وهدان   لماذا..الهيكل!؟ - الدكتور نبيل طعمة   الحرب حرب..بقلم د. اسكندر لوقا   سـيروس (النبي هوري):بوابة سوريـة الشمالية.. حضارتها غنية ومسرحها من أكبر مسارح الشـرق - علي القيم   العدد في الحضارات المختلفة - د. موفق دعبول   موجات غير مألوفة - المهندس فايز فوق العادة   القدس بين العهدة العمرية والصهيونية الباغية - * المحامي المستشار: أكرم القدسي   هجرة بني البشر: أسبابها وأشكالها ونتائجها - إعداد: نبيل تللو   المنحى التكاملي في تدريب المعلمين - علا ديوب   المسرح البريختي والتغريب- إبراهيم محمود الصغير   صُنع في الفضاء - د. سائر بصمه جي   حرفة المحتسب في العصر العباسي - محمد فياض الفياض   سواتل خطرة على الأرض - ترجمة محمد الدنيا   منجزات الثورة التقنية الإلكترونية المعاصرة* محمد مروان مراد   غابرييل غارسيا ماركيز من محلية كولومبيا إلى رحابة العالم- عبد الباقي يوسف   التربية والتنمية المستدامة وعلاقة ذلك بالبيئة - د. عبد الجبار الضحاك   من الشاي إلى الكيوي..من أين جاءت؟ وكيف وصلت إلى أطباقنا؟- محمد ياسر منصور   أخطر عشرة مخلوقات   هل مات الشعر؟!- د. علي القيّم   تقرأوون في العدد 67 من مجلة الباحثون العلمية الشهرية   المحطة الأولى - المكتبات الرقمية   الــزيــتــون والــزيــت بــقــلــم الــدكــتــور نــبــيــل طــعــمــة   البحر في القرآن - إبراهيم محمود الصغير   الــشــرطــة الــفــكــريــة - د.نــبــيــل طــعــمــة   الإعلام وتأثيره في ثقافة الطفل - سبيت سليمان   البحث ما زال مستمراً عن الأصول الآرامية - د.علي القيّم   التعاطي السياسي في وطننا العربي مابين المعرفة والانفعال - د. مرسلينا شعبان حسن   الحركة التشكيلية السورية... البداية والتطور البداية والتطور - ممدوح قشلان   دراسة تحليلية وتقييمية لخام الكبريت الطبيعي المكتشف في سورية - منذر نـدور   رحلة إلى كوكب عطارد لم يحدث قبلاً أن أخذت مركبة فضائية مداراً لها حول كوكب عطارد لكن هذا الأمر لن يطول كثيراً - ترجمة: حازم محمود فرج   القدس في خريطة مادبا والوثائق التصويرية التاريخية - المهندس ملاتيوس جبرائيل جغنون   دور المنهج الخفي في مدارسنا - وسيم القصير   الجريمة - ترجمة وإعداد الدكتورة ماري شهرستان   بيمارستانات الشام أرقى وجوه الحضارة العربية الإسلامية العرب رسل الخير والمحبة، وروّاد العلم والإبداع الإنساني - زهير ناجي   أخطاء النساء في كتاب الجسد المرأة كيف تعرف عشقها؟- حسين عبد الكريم   بصمات عربية دمشقية في الأندلس - غفران الناشف   عبارتان بسيطتان تختصران أعظم منجزين علميين في تاريخ البشر - محمد مروان مراد   عندما يرتقي الإنسان في درجات الفضيلة - عبد الباقي يوسف   الصدق والصراحة في السيرة الذاتيّة - مها فائق العطار   الزلازل تصدُّع القشرة الأرضية - ترجمة محمد الدنيا   المحميات الطبيعية ودورها المهم في الحفاظ على البيئة واستدامتها – سورية نموذجاً - إعداد: نبيل تللو   الفكاهة والظرف في الشعر العربي الساخر - نجم الدين بدر   مشاهدة المواقع الإباحية عند العرب تفريغ نزوة ... أم شيء آخر؟! - د. سائر بصمه جي   ما هو الإسعاف الجوي؟ - محمد حسام شالاتي   حِكم من «المثنوي» - د.علي القيّم   جــان دارك وأســلــحــة الــدمــار الــــشــامــل بــقــلــم الــدكــتــور نــبــيــل طــعــمــة   المؤشِّر والمعيار والمقياس والفرق بينهما - د. نـــبــيــل طــعــمــة   عــيــن واحــدة بــقــلــم الــدكــتــور نــبــيــل طــعــمــة   الــوهــابــيــة إمبــراطــوريــة ظــلامــيــة.. تعيش في الظلام - الدكتور نبيل طعمة   السّكن والسّكينة والسّاكن - بقلم الدكتور نبيل طعمة   الدين المحمدي - د. نبيل طعمة   جماليات التراث وأثره في بناء الأمة - أ‌. د. حسين جمعة   إقرأ في العدد 58 من مجلة الباحثون العلمية الشهرية   الحبُّ في التعريف.. في التصريف.. في المآل بــقلــم الدكتور نــبــيــل طــعــمــة   الــعــالــم الــثــالــث - د. نــبــيــل طــعــمــة   إقرأ في العدد 57 من مجلة الباحثون العلمية الشهرية   الأســاس بــقــلــم الــدكــتــور نــبــيــل طــعــمــة   الإنسان والروح والتاريخ - الــدكــتــور نــبــيــل طــعــمــة   إقرأ في العدد 56 من مجلة الباحثون العلمية الشهرية   الــكــاف والــنــون.. وكــيــنــونــة الــكــون - د.نــبــيــل طــعــمــة   رومــــا والـــشـــرق - د. نــــبــــيــــل طــــعــــمــــة 
http://albahethon.com/?page=show_det&select_page=48&id=680
http://albahethon.com/?page=show_det&id=1022
http://albahethon.com/?page=show_det&id=1047
http://www.albahethon.com/?page=show_det&id=1187
http://www.albahethon.com/?page=show_det&id=1231
http://www.
http://albahethon.com/?page=show_det&id=1253
http://www.
http://albahethon.com/book/
http://www.albahethon.com/?page=show_det&id=1445
http://albahethon.com/book/
http://www.albahethon.com/?page=show_det&select_page=51&id=1001
http://www.albahethon.com/book/
http://www.
http://www.
http://www.albahethon.com/book/
http://www.albahethon.com/book/
http://www.albahethon.com/book/
http://www.albahethon.com/book/
http://www.albahethon.com/book/
http://www.http://albahethon.com/?page=show_det&select_page=51&id=1495
http://www.albahethon.com/book2012/index_s.html
http://www.albahethon.com/book2012/index.html

إقــرأ الـعـدد الـجـديـد مـن مــجــلــة الــبــاحــثــون الــعــلــمــيــة خبر عاجل
0  2009-10-05 | الأرشيف آخر المقالات
كيف تصبح منظّماً - ترجمة: هبة الله الغلاييني
كيف تصبح منظّماً - ترجمة: هبة الله الغلاييني

ثمة لحظات تصلح اختباراً لتعرف إلى أي مدى مكتبك منظماً وهي:

دعوات المدير التي يطلب فيها جزءاً من المعلومات من مشروع أُنجز من سنة خَلت (كم من الوقت يلزمك لإيجاده؟).

لقد رُقيّت وينبغي أن تُسلّم مصنّفاتك إلى السيد أو السيدة التي ستخلفك (كم سيفزعك التسليم؟).

* يجب أن تجد رقم هاتف. وقطعة من الورق أو مصنّفاً (كم من الوقت يستغرق ذلك؟) بالنسبة إلى بعض الناس يحتاج الأمر إلى ثلاث دقائق لإعداد معلومات المشروع:

إنّ الكف عن مثل ذلك ليس مفزعاً على الإطلاق، ووضع أرقام الهاتف والمصنفات، الخ لا يستغرق إلا وقتاً قليلاً جداً. ومن بعدها نرتاح.

لما كانت الحالة مسألة إدارة (وحياة) لا يوجد حجم واحد يناسب كل وصف لتنظيم المرء لنفسه. عدم الانتظام مسألة فردية للغاية يرى. بعضنا على سبيل المثال بأن الفوضى لها فوائدها. يقول مارغوت هونغ، وهو مسؤول نقابي محترف يقدم حلولاً تنظيمية استراتيجية في بروكلين وماساتشوسيتس: “بعض الناس يستخدم الفوضى كسلاح ضد أن تكون مكشوفاً للعالم”.

 وآخرون يحبون أن يكونوا منتظمين ولكنهم لا يعرفون كيف. وآخرون يرفضون أن يعترفوا أن المسألة تحتاج إلى وقت وعمل حتى تنتظم - وتحتاج إلى وقت أكبر وعمل أكبر كي يكونوا غير منتظمين - والحق أن عدم الانتظام يبتلع وقت العمل والإنتاجية. ووفقاً لدراسة أعدت من قبل شركة أكاونتيمبس، وهي شركة للاستخدام المؤقت، كان المديرون يمضون نحو خمسة أسابيع في السنة في البحث عن المفردات الضائعة.

يقول هوينغ وخبراء آخرون: لا يهم أي شبكة تنظيمية تستخدم طالما أنها تعمل من أجلك. كيف تفكر ما إذا كان النظام سيعمل جيداً أم لا. إذا كنت تتمتع بالعمل على جهاز الكومبيوتر وتحب كل شيء إلكترونياً، استخدم منظماً إلكترونياً. وإذا كنت وسط ضجيج الحاسوب الشخصي PC الشديد وتحب المعلومات التي تستطيع أن تلتقطها فإن نظاماً ورقياً من المحتمل أن يجعلك سعيداً أكثر.

دور عدم الرأفة

علاوة على ذلك، أن تكون منظّماً هو مسألة مهمة لإدارة الوقت، والورق، والمدى والفراغ. أفضل طريقة لإدارة الخلل أن تزيل من دون رحمة ما لا تريده أن يكون حولك. تقترح ستيفاني دينتون، مُنظِّمة محترفة في كينكيناتي، وهي أيضاً عضوة في هيئة الاتحاد الوطني للمنظمين المحترفين، تطبيق قاعدة أساسية: كلما قلَّ ما عندك قلَّ لديك من تعاشر. إذا كنت تشعر أنك لا تستطيع أن تتابع، تصوّر المدير التنفيذي الرفيع دينتونت كلينت حين ملأ سلاّت كبيرة متعددة بأوراق لم يعد بحاجّة إليها.

من المساعد أن تفكر في المنظمة – الذاتية كنوع من مكتب علم الصحة، شيء ما ينبغي أن تقوم به بشكل منتظم مثل تنظيف أسنانك. تقول فيليشيا راند، مديرة رفيعة المستوى في أنظمة المعلومات في وكالة للعناية الصحية غير ربحية: «التنظيم هو شيء ما ينبغي أن تقوم به كل يوم». إذا كان تخصيص أوقات من أجل جعل الأشياء مستقيمة يبدو مثل أولوية منخفضة المستوى فإن راند تقترح أن تحافظ على مسلك مقدار الوقت الذي تفقده باحثاً عن معلومات تعرف أنك تملكها (في مكان ما) – أو عدد المرات التي تبعد فيها زميلة لأنك لا تستطيع أن تجد قطعة من الورق تحتاجها كي تقوم بعملها. كيف تصبح منظّماً

نظراً لأن تدبير الفوضى يستغرق وقتاً، تقترح راند وآخرون بعض الوسائل الأساسية لإيجاد الوقت كي تنتظم. خذ خمس دقائق قبل كل ساعة كي ترتّب الأمور. ضع عداد السرعة على الكومبيوتر كي يذكّرك. أو تأكّد من أن تخصّص الوقت في نهاية كل جلسة عمل حول مشروع أو مهمة لتضع الأشياء في موضعها وتتابع ما يحتمل. أو عيّن وقتاً عند بداية أو نهاية كل يوم كي تجعل الأمور منتظمة (هذا الاقتراح الأخير يعتمد على ثقة أساسية لحياة المؤسسة: الوقت الصعب لتحقيق عملك هو أثناء النهار، عندما يكون كل واحد آخر في مكتبه أيضاً).

 

بديل «للإدارة التراكمية»

ثمة أيضاً بعض الوسائل «إدارة مدى» سوف تساعدك في قيادتك كي تكون أكثر انتظاماً، فإذا انضممت إلى ما يعرف بإدارة التراكم – كل شيء في قمة مكتبك هو في سلسلة من الركائز، كل واحدة منها لها معنى تعود إليه- ينبغي أن يكون مكتبك طويلاً أكثر مما هو عميق. المكتب العميق يساعدك على أن تضع دعامات، ويعطيك الكثير من السعة كي تحفظ ملفّات أكثر. المكتب الضيق يشجعك على أن تحفظ المواد الضرورية – والمواد الضرورية فقط – في متناول اليد. ويوصي دينتون بالمكتب على شكل حرف L أو على شكل U لأنه يعطيك مساحات نوعية تستطيع من خلالها أن تقوم بأعمال متنوعة.

يقول دينتون “كثير من الناس يعتقدون أن الركائز تعيقهم عما يحتاجون القيام به، ولكنها ليست كذلك. إنها تصرفك فحسب عما تحتاج القيام به”.

يذهب خبراء التنظيم بعيداً جداً في القول إن أولئك الذين يتاجرون بمنتجات بملايين الدولارات ويشرفون على كثير من الناس، وعلى مؤسسات مهمة، لا يعرفون ما هو دور المكتب. يقولون لنا إن المكتب هو مكان عمل. إنه يحمل أدوات عملنا – الهاتف، والأقلام، والكومبيوتر، والمفكرة في صندوق أو خارجه، وربما تعليق مصنف من المواد التي تتطلب عملنا أو عمل الآخرين – وكل ما نقوم به من عمل في الوقت الحالي. المكتب "ليس مكاناً للتخزين غير المنتظم" واستخدامه هو ضمان لعدم إضاعة الأشياء.

منظمة لأعضاء فريق.. وأناس آخرون

الاختبار الصحيح لمدير منظمة ما هو السهولة التي يتعامل (أو تتعامل) بها مع الآخرين. من أجل ذلك تصرّ راند كثيراً على أن المديرين والاختصاصيين يعتمدون على المفكّرة المعتادة التي تدع الناس يرون متى يكون الزملاء وأعضاء الفريق مشغولين وتسهل تنظيم اللقاءات. الإعلان عن أين يكون المرء في العالم يعطي بالطبع معنى جديداً لعبارة «إدارة الكتاب المفتوح»، ولكن الإنتاجية تبدو ذات مشاركة ضئيلة مع الخصوصية. وتعتقد راند أن المفكرات الخطية تقطع مقدار الوقت الذي تنفقه وهي تجدول الأشياء بنسبة 75% وهي تضع جانباً فترتين موجزتين كل أسبوع كي تنقل كل المتغيرات ما بين مفكرتها الشخصية ومفكرتها على الخط.

نمط نظام المفكرة الذي تستخدمه – مُنظم إلكتروني، رنان يومي، فيلوفاكس، مخطط فرانكلين – أقل أهمية من استخدامه باستمرار. ينبغي أن يكون مستودع المدير العصري لكل شيء.

يقول كلاتر باغز الذي اكتشف ألعاب «لصق الملاحظات» بكل أشكالها المتنوعة وألوانها، كما يقول الخبراء، ينبغي التخلي عنها. قصاصات صغيرة من الورق كتب عليها أرقام مهمة، وأوقات مواعيد وتواريخ تُفقد أو يُساء استخدامها. وحتى لو لم يحدث ذلك لا بد من تدبير شأنها. تقول راند إن الشيء الأكثر أهمية بشأن مفكرتها هو (السوفت وير) البرمجيات التي تجعلها تنظم لائحة ما ينبغي عمله، والمحافظة عليها حديثة، وتنبهها كالمواعيد، أو مقاربة أوقات الانطلاق وأرجاء بنود لم تنجز بعد.

ماذا تفعل وأين؟كيف تصبح منظّماً

إدارة لائحة «أن تعمل» هي موضوع انتباه جدي في عصر دورات الإدارة. هنا مجموعة مختصرة أكثر من الأفكار: اكتب أي شيء ينبغي عليك القيام به في لائحة واحدة أساسية ثم قرر ما هي الاحتياجات التي ينبغي القيام بها وحولها إلى لائحة يومية (مهمة يمكن أن تنجز بسهولة في تقويمات الكومبيوتر) خصّص جانباً بضع دقائق في نهاية كل يوم كي تمر على اللائحة، وصنّف أولوية المهمات والأهداف. بعض الناس يستخدمون أسلوب الترتيب الأبجدي للمهمات عند تصنيف الأولويات (أ من أجل قمة الأولوية وب لأولوية مهمة ولكن ليست جوهرية، وج للأشياء التي ينبغي القيام بها ولكن لم تقرر بعد).

ضمن فئات آ، ب، وأولوية ج يعمل الرقم بالنظام بالطريقة التي ينبغي أن تنجز به، كن متأكداً من أن تفكر من خلال الخطوات الفاصلة التي تقود إلى النتيجة التي تسعى إليها. قد ينبغي عليك القيام بجملة من القواعد قبل أن تستطيع الإمساك بالهدف رقم 1. وكن حذراً كي تميّز ما بين ما هو ملّح وبين ما هو مهم. ما يضغط به شخص ما آخر عليك كي تقوم به، قد لا يكون ما تريد البدء به أولاً.

 

الفن الضائع لحفظ الأوراق في إضبارة

مهمة التجريب الأكبر للمديرين للمنظمة ذات الحجم المنخفض قد تكون الحفظ في إضبارة، وهي مهارة قد تكون متلاشية لدى السكرتير الشخصي. المبدأ الرائد في التصنيف هو أن تفكر «بحرية الوصول» التصنيف يشبه الاسترجاع وليس التخزين كما يقول راند.

«عندما توجد مصنفات اسأل نفسك» عن ماذا سأبحث لأعثر عليه فيما بعد؟»

عندما تُوجد أو تتفحص بعناية نظام تصنيف، حدد الفئات الرئيسية لعملك وكيف تفكر فيها. هل تفكر فيها كمشروع؟ كإنسان؟ كخط لا يجوز تجاوزه؟ ثم شخّص ماذا تريد أن تحفظ. تذكر قاعدة دينتون: كلما كان ما عندك قليلاً قلَّ ما تعاني منه.

بعض المعايير المفيدة لحفظ الوثيقة:

المعلومات التي تحتويها ليس من السهل إيجادها في مكان آخر.

المعلومات التي تحتويها تساعدك على الوصول إلى هدف.

المعلومات انخفضت أو تعززت قدر الإمكان.

المعلومات حديثة.

كما أن أي واحد قد صنّف عبر أرشيفات بريده الالكتروني لإيجاد ملف سيوافق، فإن المصنفات من جميع الأصناف ينبغي أن تكون منظَّفة بشكل دوري. إذا كنت تحتاج أن تستمر للإطلاع على سجلات أقدم، أوجد مكاناً لمواد أرشيفية فهذا أمر حسن تستطيع أن تنطلق منه.

أخيراً، عد إلى الخلف وقوّم احتياجاتك الأكثر حسماً. تقول فيليشيا راند “التنظيم ليس مجرد امتلاك الأوراق الصحيحة في المكان الصحيح، بل فهم أولوياتك”. هناك عنصر استراتيجي في أن تكون منظماً، عنصر يتضمن معرفة ما لديك من معرفة في إنجاز المشكلة. يقول دينتون “كل شيء يعتمد على ما هو دورك. ماذا يكلفك أكثر في صورة موارد ضائعة؟ انظر إلى ذلك أولاً”

وإذا كان ذلك لا يساعد، تطلع إلى المساعدة من خلال “الاتحاد الوطني للمنظمين المحترفين” ولكن في غياب سكرتير شخصي ستظل تتعلم تنظيم نفسك، نظراً لأن الانتظام ليس عملاً يستطيع شخص آخر القيام به من أجلك. يلاحظ هوينغ “بعض الناس يريدون مني أن أقوم بالعمل عنهم. هذا لا يصح أبداً”.

كيف تجعل كل اجتماع مهماً

توم كرايتنيكر

يتذمر تيرينس، مدير الاتصالات لشركة خدمات صحية بشأن جميع الاجتماعات التي حضرها.

عندما يُسأل عن عنوان عمله يجيب ساخراً «مُلازم لاجتماع اختصاصي» ازداد توتر الاجتماعات سوءاً نظراً لأن الهيئة زادت من عبء عمله وبسبب تقاريره. ومع هذا عندما قام فريق الإدارة الأعلى باتخاذ قرار في مضماره كان تيرنيس غاضباً لأنه لم يدع إلى الاجتماع الذي نوقشت فيه المسألة.

لم يكن سلوكه مضطرباً كما قد يبدو. مشكلة تيرينس مع الاجتماعات أن معظم التي يلتحق بها غير فعالة، ولا تركز على استنزاف الوقت. والأسوأ أن الاجتماعات حيث يتم إنجاز أعمال الشركة حقاً ليس متوفر لها مهارة كافية لضمان أن الأعضاء الحقيقيين متوفرون.

أزمة تيرينس أزمة عامة. في الوقت الذي تتزايد فيه التغييرات في مقر العمل ويحضر المدراء والأعضاء ويعرض بعضهم عملاً عولج من قبل اثنين – ويمكن أن يقدم ما يوفر وقتهم أثناء الاجتماعات.

«أكبر الشكاوى التي أسمعها عن الاجتماعات أنها غير منتجة، وأنها تستمر وقتاً طويلاً جداً، وأنها غير ضرورية تقول فرانسيس أ. مايكل وهي، مستشارة ومدربة، ومؤلفة لا اجتماع آخر. أو مرشدة عملية لتسهيل الاجتماعات الفعالية (أوسيس، 2002)

«مع هذا فإن الاجتماعات في أفضل الأحوال يمكن أن تعني كل شيء للمنظمة «كما تقول» إذا كنت تستطيع بشكل متماسك أن تحصل على اجتماعات إنتاجية جيدة فإن شركتك في طريقها إلى أن تكون أفضل. أنا لا أعتقد أن كثيراً من الناس يفكر فيها بهذه الطريقة، ولكن الاجتماعات الأفضل تعني اتصالاً أفضل وقرارات أفضل، وهذا ما يؤدي إلى تأثير مباشر في خط القاع».

 

قيمة - وكلفة – الاجتماعات

إذا كنت تفكر أنت وزملاءك بأن تحضروا اجتماعات أكثر من ذي قبل، فإن هذا قد لا يكون من وحي خيالك. في الأيام القديمة للقيادة والضبط لم يكن الناس يحتاجون أن يجتمعوا في غرف اجتماعات غالباً. ولكن لما أصبح مكان العمل أكثر اشتراكاً وديمقراطية، كما يقول الخبراء، فإن المنظمات باتت تحتاج اجتماعات أكثر للمشاركة في المعلومات، واستقبال الناس واتخاذ قرارات اجتماعية، وأكثر من ذلك أن الاندماجات والتحالفات قد زادت من الحاجة إلى اجتماعات منظمات بالإضافة إلى أولئك الذين اتخذوا مكانهم في الشركات.

ولكن لما كانت الاجتماعات في «أفضل أحوالها» يمكن أن تقوم بمساهمات حاسمة لنجاح شركتك، ضع في ذهنك أن الاجتماعات في أسوأ أحوالها لا تمثل فقط فرصة ضائعة، بل أيضاً تمثل مالاً ضائعاً. الوقت محدود؛ عندما يضيع أحد العوامل في ساعات الاستخدام في اجتماع بدلاً من استخدامه لإكمال العمل على مقاعدهم وفي الميدان فإن الشركات تخسر الكثير من الأموال.

الموقع الإلكتروني Effective Meeting. com يعمل بتقنيات سمارت، ويقدم حاسباً لكلفة الاجتماعات تساعد على تقرير كلفة للاجتماعات قائمة على مجموعة من العناصر. على سبيل المثال، الاجتماع الأسبوعي الإداري يمكن أن يكلف مجموعة عمل بمقدار 390 دولاراً لكل وقت تجتمع فيه – أو أكثر من 20 ألف دولار في السنة مع افتراض أن المجموعة تتألف من خمسة أشخاص بمعدل 70 ألف دولار في السنة في الراتب وأن الاجتماعات تستمر ساعتين تقريباً. أضف إلى ذلك مقدار الدولارات التي تضيع بالضغط التراكمي، واستياء الموظفين العائدين من اجتماعات فيها كم هائل من الرسائل وقوائم العمل المؤجلة، والتي تتراكم يومياً.

تقول المستشارة بيغي كلاوس: “لدي زبائن يخبرونني بأنهم مقهورون تماماً بـ “هوس الاجتماعات” والذي يحدث في الكثير من الشركات.

“في ثقافة الاجتماعات الجديدة هذه، يشعر المديرون في بعض الأحيان بأنه عليهم أن يستمعوا إلى مداخلات كل فرد من قبل أن يتخذوا أي قرار.لكن يمكن أن يصبح استنزاف الوقت هذا سخيفاً”.

 

هنا بعض الأفكار العمليّة للمديرين الذين يقصدون تعزيز الاجتماعات، أكثر من إعاقتها، من أجل نجاح مؤسساتهم.

 

لا تشارك دوماً في اجتماع

حل اجتماع غير منتج يمكن أن يكون بسيطاً مثل عدم وجوده. وكما يشرح كلاوس وخبراء آخرون بأن «هوس الاجتماع» يُدعم بدرجة كبيرة باستخدام الاجتماعات للعناية بالعمل على نحو أفضل من المعالجة بوسائل أخرى. قبل دعوة الجماعات معاً مرة ثانية، على المديرين أن يسألوا أنفسهم ما إذا كان الغرض من الاجتماع يمكن أن يتحقق بوسيلة أخرى. إذا كان الهدف المشاركة في المعلومات – التي غالباً ما تكون الحالة في منظمات مصابة بالاجتماعات السيئة – فإن البريد الإلكتروني، والمذكرات والمحادثات غير الرسمية قد تكون أفضل.

«السؤال هو: لماذا نعقد اجتماعاً؟ معظم الناس لا يفكرون في ذلك بوضوح كاف، كما تقول بارباره ستريبل، المستشارة في أوريل ومؤلفة «دليل المدير إلى اجتماعات فعالة (ماك غرو – هيل، 2002) السبب الأفضل أن يكون هناك اجتماع هو أنك تحتاج حقاً تفاعلاً بين الناس الحاضرين. أنت تريد أن يتشارك الناس في الآراء والمعرفة، وبناء تكامل مشترك عبر الخط حول المسألة المطروحة. ثم يكون الاجتماع – إذا انعقد جيداً – الإجراء الكامل لذلك».

في حالات قليلة، يمكن للمشاركة في المعلومات أن تكون أيضاً هدفاً منطقياً لعقد اجتماع، كما تقول سترايبل – ولكن فقط عندما تحتاج الأخذ والعطاء الفوري العفوي يكون ذلك من الممكن في الوقت المناسب. وفي ما عدا ذلك يكون البريد الإلكتروني أو الصوتي كافياً.

تمثل الاجتماعات في أسوأ أحوالها فرصة ضائعة وهدراً للمال

في بعض الأحيان يتطلب شفاء «هوس الاجتماع» تحولاً في كيفية مقاربة الإدارة كما يقول كلاوس. ففي حين أن مكان عمل ديمقراطي أكثر هو أفضل لكل واحد بلا شك، فإن هذا لا يعني أن قرار المجموعة مطلوب لكل المسائل الصغيرة التي تجري في اليوم. المديرون الصغار الذين يريدون أن يفحصوا تقاريرهم عند كل نقلة يحتاجون إلى اجتماعات أكثر. من جهة ثانية فإن تفويض العمل إلى أعضاء فريق مؤهل يقلص إلى حد كبير الحاجة إلى اجتماعات. يقول كلاوس «إذا أهّلت جيداً فإنني لن أحتاج أن أكون حاضراً من أجل كل قرار يتخذه الفريق. أعرف أن توم وسوزان يعتنيان بالأمور».

«قبل الدعوة إلى اجتماع عليك أن تسأل نفسك حقاً كما يقول كلاوس «ما هي المسألة؟ ما هو ذلك الشيء عندما تفعله تريد الناس أن يفعلوه أو يشعروا به؟

اسأل نفسك: هل عليّ أن أحضر هذا الاجتماع؟»

 

«لا تناقش»

«المناقشة» لم تعد جيدة كفاية. الهيئات المتعطشة للوقت تحتاج إلى أكثر من ثرثرة فاقدة الاتجاه أو تقارير تقدم تهدف إلى الضغط. تعتمد اللقاءات المنتجة على أهداف محددة بوضوح يستطيع الناس أن يعملوا تجاهها، كما يستطيعون ضدها قياس التقدم. «إذا كنت أنظم لقاءً أريد أن أتجاوز المناقشة كما يقول ستريبل. ويتابع «ربما مناقشة وتقرير». أو مناقشة وبناء خطة، أو مناقشة وتحديد العوائق الأساسية للنجاح، أريد عملاً. أنا لا أريد لائحة بما حدث في الأسبوع الأخير».

على سبيل المثال، إذا كان التجمع الأسبوعي مع أعضاء فريقك قد أصبح مصدر أذى لوجودك ووجودهم أصر على أن يشذب كل واحد – بمن فيهم أنت – تقريره (أو تقريرها) للمسائل العملية. احتفظ «بمائدة» الاجتماع للبنود التي تتطلب تفكير المجموعة كلها وعملها.

 

أنفق وقتاً كي توفر وقتاً

إن تيرينس بالمثال الأول في هذه المقالة لم ينشغل عن اللقاء الذي كان يهتم به – والذي يكون وجوده الأكثر فائدة – إذا كانت شركته مستعدة على نحو أفضل ومتصلة بالاجتماعات.

إذا كانت المساعدة التنفيذية للرئيس قد فكرت وأعدّت أجندة جيدة للاجتماع الأسبوعي لكبار الموظفين فمن الممكن أن يحصل أن قراراً حكيماً في الرسالة الإخبارية المقترحة للجماعة سوف يتطلب حضور تيرينس (حصل أنه كسب نتائج المسح التي أعاقت القرار المعاكس).

رتّب الأفكار والآراء التي يمكن (أو لا يمكن) ملاحقتها في وقت مناسب أكثر.

حتى لو نسيت أن تدعو تيرينس، إذا نشرت بشكل روتيني الأجندة مقدماً على جميع المديرين، فإن تيرينس سيعرف ما كان آت. ثم إنه يستطيع أن ينضم إلى الاجتماع، أو على الأقل أن يرسل بريداً إلكترونياً إلى مديره بالمعلومات الحيوية.

تقترح ستريبل كقاعدة إنفاق 30-60 دقيقة استعداداً لاجتماعات أنت مسؤول عنها و/أو تديرها. كما تقترح توزيع مفكرة ثمينة وتجمع الأشخاص المناسبين. والسماح للمشاركين أن يفترقوا عندما ينتقل الاجتماع إلى مسائل غير وثيقة الصلة بشؤونهم.

أثناء التقدم يمكن للعمل أن ينتج قراراً مدهشاً ومرحباً به. «بتحديد النتيجة المرغوبة وإعداد أجندة قبل الوقت «يقول المدرب والمستشار ميكيل» قد تستطيع أن تتأكد أنك قد لا تحتاج إلى اجتماع».

 

 

كيف تصبح منظّماً

كونستانتين فون هوفمان

ترجمة: هبة الله الغلاييني

 

 

 

المصدر : الباحثون 28 - تشرين الأول 2009
عودة إرسال لصديق طباعة إضافة تعليق
عدد القراءات : 4962


هل ترغب في التعليق على الموضوع ؟
الاسم :
الدولة :
عنوان التعليق :
عدد الأحرف المسموح بها 500 حرف نص التعليق :
http://www.albahethon.com/book/
http://albahethon.com/?page=show_det&id=1119
http://www.albahethon.com/?page=show_det&id=1140
http://albahethon.com/?page=show_det&select_page=51&id=1165
http://www.albahethon.com/?page=show_det&id=1208
http://www.albahethon.com/?page=show_det&select_page=51&id=1275
http://www.albahethon.com/book/
http://www.albahethon.com/?page=show_det&select_page=49&id=1326
http://www.albahethon.com/?page=show_det&id=1350
http://albahethon.com/?page=show_det&id=1374
http://albahethon.com/?page=show_det&id=1420
http://www.albahethon.com./?page=show_det&id=1472
http://www.albahethon.com/?page=show_det&select_page=51&id=1556
http://albahethon.com/?page=show_det&id=1094
http://albahethon.com/?page=show_det&id=1070
http://www.albahethon.com/book/
http://www.alazmenah-ti.sy/
http://albahethon.com/book/
http://www.albahethon.com/book/
http://www.
http://albahethon.com/?page=show_det&id=767
http://albahethon.com/?page=show_det&id=792
http://albahethon.com/?page=show_det&id=866
http://www.albahethon.com/?page=show_det&select_page=51&id=877
http://www.albahethon.com/?page=show_det&id=934
http://albahethon.com/?page=show_det&id=977
http://www.http://albahethon.com/?page=show_det&id=1698



Copyright © albahethon.com . All rights reserved.